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Fragen & Antworten

Woher weiß ich, wer seinen Beitrag gezahlt hat?

Der Mitgliedsbeitrag ist ein der größten Herausforderungen vieler Vereine und zu wissen wer gezahlt hat (oder wer nicht gezahlt hat) ist absolut essenziell.

SportMember unterstützt den Kassenwart bei seiner täglichen Arbeit. Da jedes Mitglied seinen eigenen Account hat, kannst du live mitverfolgen, welche Mitglieder ihre Mitgliedsbeiträge Verein bereits gezahlt haben, und welche noch nicht. 

Wann werden Zahlungsaufforderungen verschickt? ("Kommende Zahlungen")

In SportMember bekommen Mitglieder automatisch Zahlungsaufforderungen per E-Mail und im System selbst. Es gibt 3 Situationen, in denen Zahlungsaufforderungen verschickt werden:

  • Eine neue Zahlungsperiode Rückt näher. Egal ob ihr Monatliche, Quartalszahlungen oder Jahresbeiträge habt, sobald eine neue Zahlungsrunde ansteht bekommen eure Mitglieder 14 Tage vor der Zahlungsfrist eine Zahlungsaufforderung. (Bei neuen Mitgliedern kann die Probezeit Einfluss auf die Frist haben)
  • Ein neues Mitglied wird registriert. Falls das Mitglied einem Team mit einem Beitrag beitritt, in dem gerade eine Zahlungsperiode läuft, bekommt es automatisch eine Zahlungsaufforderung für die laufende Periode.
  • Ein Mitglied wir verschoben. Falls ein Mitglied von einem Team des Vereins in ein anderes verschoben wird, bekommt es eine Zahlungsaufforderung für den Beitrag des neuen Teams.

Als Kassenwart &/ Vereinsadministrator hast du immer eine aktuelle Übersicht ob und wann Zahlungsaufforderungen an deine Mitglieder verschickt werden. Dafür findest du im Menüpunkt "Mitgliedsbeitrag" einen Punkt der "Kommende Zahlungen" heißt.

In diesem Beispiel wird am 16. Februar 2020 eine Zahlungsaufforderung für die "Sommersaison" an die Mitglieder des Teams "C Junioren Männlich" in Höhe von 30 € verschickt. Die Zahlungsfrist ist am 1. März.

Hier kannst du die folgenden Aspekte deiner Zahlungen im Auge behalten:

  • Team: Das Team, das mit dem Beitrag verknüpft ist.
  • Datum: Das Startdatum der Aktiven Zahlungsperiode.
  • Zahlungsfrist: Die Frist bis wann das Mitglied gezahlt haben soll.
    • Bei Anlauf einer neuen Zahlungsperiode für bestehende Mitglieder, ist dies das vom Verein gesetzte Datum.
    • Bei neuen Mitgliedern, die im Laufe einer Zahlungsperiode beitreten, wird die Zahlungsfrist auf 7 Tage nach dem Versand der Zahlungsaufforderung gelegt (Beachte hier ggf. die Probezeit).
  • E-mail: Das Datum an dem die Zahlungsaufforderung automatisch per E-Mail verschickt wird.
    • 14 Tage vor Beginn einer neuen Zahlungsperiode wird  eine Zahlungsaufforderung an die bestehenden, zahlungspflichtigen Mitglieder verschickt. 
    • Bei einen neuen Mitglied, das einem Team mit einer aktiven Zahlungsperiode beitritt, wird die Zahlungsaufforderung noch am selben Tag oder am darauffolgenden Morgen verschickt (je nach Uhrzeit).
  • Status: Ob & wie das Mitglied Zahlungspflichtig ist.
    • Leeres Feld: Das Mitglied ist ganz normal Zahlungspflichtig
    • Entbunden: Diese Person ist vom Mitgliedsbeitrag entbunden, sie muss also keinen Beitrag zahlen und bekommt dementsprechend auch keine Zahlungsaufforderung. Diese Funktion wird gerne für Trainer oder inaktive Mitglieder genutzt.
    • Probezeit: Falls ein Mitgliedsbeitrag mit einer Probezeit eingerichtet ist, werden neue Mitglieder erst nach Ablauf der Probezeit eine Zahlungsaufforderung bekommen. Ggf. rutscht das Mitglied hierbei in eine neue Zahlungsperiode.
  • Betrag: Der zu zahlende Beitrag.
    • Kann von Mitglied zu Mitglied variieren.

Sobald das Datum unter "E-Mail" überschritten ist, wird automatisch eine Zahlungsaufforderung an das Mitglied geschickt und die Zahlung wandert von "Kommende Zahlungen" zu "Alle Zahlungen", wo hervorgeht, ob und wann das Mitglied gezahlt hat.

Wie sehe ich, wer gezahlt hat? ("Alle Zahlungen")

Im Menüpunkt "Mitgliedsbeitrag" findest du einen Unterpunkt der "Alle Zahlungen" heißt. Hier siehst du den Status jeder Beitragszahlung - allerdings nur, wenn das Mitglied bereits eine Zahlungsaufforderung erhalten hat. 

Sobald ein Mitglied seinen Beitrag zahlt, registriert das System dies sofort, so dass du immer ganz genau weißt, wann ein Mitglied gezahlt hat. Bei Bedarf kannst du dir diese Liste jederzeit als Excel-Liste herunterladen.

In diesem Beispiel war der Jahresbeitrag am 20. Januar 2019 fällig. Die beiden Trainer der Mannschaft WJB II Handball sind vom Beitrag Entbunden. Der Beitrag vom Mitglied, das am 16. März gezahlt hat, ist noch nicht auf dem Vereinskonto angekommen. Ein Mitglied hat seinen Beitrag noch nich gezahlt, der rest bat gezahlt und der Beitrag ist auf dem Vereinskonto angekommen.

Hier kannst du verschiedene Aspekte deiner Zahlungen im Auge behalten, die wichtigsten sind:

  • Name: Der Name des Mitglieds
  • Zahlung: Der Name des Beitrags & das Startdatum der Zahlungsperiode in klammern
  • Team/Abteilung: Das Team & ggf. Abteilung, der das Mitglied angehört.
  • Betrag: Der Betrag, den das Mitglied für diesen Beitrag zahlen soll
    • Kann von Mitglied zu Mitglied variieren.
  • Frist: Die Zahlungsfrist bis wann das Mitglied gezahlt haben soll.
    • Bei Anlauf einer neuen Zahlungsperiode für bestehende Mitglieder, ist dies das vom Verein gesetzte Datum.
    • Bei neuen Mitgliedern, die im Laufe der Zahlungsperiode beitreten, wird die Zahlungsfrist auf 7 Tage nach dem Versand der Zahlungsaufforderung gelegt (Beachte hier ggf. die Probezeit)
  • Status: Der Status der Zahlung, also ob und wann das Mitglied gezahlt hat und ob das Geld bereits ausgezahlt wurde.
    • "Bezahlt" (Grün): Das Mitglied hat seinen Beitrag gezahlt und der Betrag ist auf dem Konto des Vereins eingegangen.
    • "Ausstehend" (Gelb): Das Mitglied hat seinen Beitrag gezahlt, aber das Geld its noch nicht auf dem Konto der Vereins angekommen.
    • "Nicht bezahlt" (Rot): Das Mitglied hat seinen Beitrag noch nicht gezahlt
    • "Nicht bezahlt!" (Rot - mit Ausrufezeichen): Das Mitglied hat seinen Beitrag nicht gezahlt und die Zahlungsfrist ist überschritten.

Unter dem Punkt "Alle Zahlungen" hast du oben links, ähnlich wie ind er Mitgliederübersicht, die Option auszuwählen, welche Spalten du angezeigt bekommen möchtest. Wenn du deine Auswahl speicherst, merkt SportMemebr sich deine Auswahl - auch für deinen nächsten Login.

Außerdem kannst du deine Ansicht mit dem Filter (rechts neben der Spaltenauswahl) filtern, so dass du dir z. B. nur bestimmte Teams oder Abteilungen anzeigen lassen kannst. Klicke auf "Filter anwenden" um deine Auswahl zu bestätigen.

Unter "Zahlung abgleichen", am unteren Bildschirmrand kannst du jede Beitragszahlung einzeln Abgleichen. So kannst du die Beiträge der letzten Monate/ Jahre aus deinen "Alle Zahlungen" ausblenden und kannst sie gleichzeitig noch für deine Buchhaltung abgleichen.

Auch hier kannst du deine Ansicht filtern, z. B. nur die bezahlten Beiträge oder nach Teams. Setze einen Harken an die Beiträge, die du abgleichen möchtest und klicke oben rechts auf "Ausgewählte Zahlungen abgleichen". Alternativ kannst du auch nur einzelne Zahlungen abgleichen oder deine gesamte Auswahl auf einmal, indem du auf "Alle auswählen" und anschließend auf "Ausgewählte Zahlungen abgleichen" klickst.

Abgeglichene Zahlungen werden im Standart-Filter nicht mehr unter "Alle Zahlungen" angezeigt, da sie damit quasi als abgeschlossen gelten. Du kannst sie natürlich aber jederzeit wieder angezeigt bekommen, indem du im Filter die Kategorie "Status der Abgleichung" findest und hier "Abgeglichene" oder "Status der Abgleichung" auswählst und den Filter anwendest.



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