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Was bedeutet die neue DSGVO für Vereine?

Wie ihr bestimmt schon gehört habt, ist seit dem 25.05.2018 diesen Jahres die neue Datenschutz-Grundverordnung, die europaweit gilt, in Kraft getreten. Diese löst das bisherige Bundesdatenschutzgesetz ab. Die Änderung und Neuerungen der Gesetze haben allerdings nicht nur Einfluss auf Unternehmen, sondern betreffen auch deinen Verein.

Mit SportMember ist es möglich, diese Änderungen reibungslos und einfach über die Bühne zu bringen, so dass ihr euch keine weiteren Gedanken um die komplizierten Neuerungen machen braucht. Denn wir können in deinem Verein die Rolle des Datenverarbeiters übernehmen!

Im Folgenden wollen wir euch gerne einige Fragen beantworten, die ihr euch vielleicht stellt und wie ihr von SportMember profitieren könnt.

Warum spielen diese Änderungen für meinen Verein überhaupt eine Rolle?

Für euch als Verein gilt das Datenschutzrecht, da ihr personenbezogene Daten eurer Mitglieder speichert bzw. sammelt. Daten wie Name, Mitgliedsnummer oder Geburtsdatum gehören zu solchen Daten. Alle diese Daten unterliegen somit auch dem neuen Datenschutzrecht. Das bedeutet, dass eine Verarbeitung dieser Daten nur gestattet ist, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Unter “Verarbeitung” versteht man in diesem Zusammenhang die Erhebung, Speicherung, Bearbeitung und Übermittlung von Daten. Wie ihr vielleicht merkt, habt ihr als Verein also eine Reihe an Berührungspunkten mit dem DSGVO.

Was bedeutet das für meinen Verein?

Zunächst einmal bedeutet das, dass ihr Anpassungen in verschiedenen Bereichen rund um das Thema Daten vornehmen müsst. Einfach Zettel mit Daten in irgendwelchen Ordnern zu lagern, die verstreut im Vereinsheim liegen, ist nicht mehr erlaubt! Ein großes Problem ist, dass Vereinsverantwortliche dieser Arbeit neben ihrem regulären Job nachgehen und Zeit meist Mangelware ist.

Wenn vorhanden müssen Anpassungen im Bezug auf datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen vorgenommen werden, Übersichten über Verarbeitungstätigkeiten müssen angelegt werden (Wo und wofür werden Daten verarbeitet?), Mitglieder, Ehrenamtliche und Mitarbeiter müssen informiert werden, Verträge über die Auftragsdatenverarbeitung müssen erstellt werden und Regelungen zum Umgang mit Datenschutzverstößen müssen aufgestellt werden. Hier erhaltet ihr eine übersichtliche Checkliste:

DSGVO CHECKLISTE

1 Bestimmt einen Datenschutzbeauftragten

2 Verschafft euch einen Überblick über alle Verarbeitungstätigkeiten

3 Dokumentiert diese im Falle einer Überprüfung durch Aufsichtsbehörden

4 Entwickelt Datenschutzrichtlinien und stellt sicher, dass alle Mitglieder darüber informiert sind

5 Schließt Datenverarbeitungsverträge ab, falls eine dritte Partei eure Daten verarbeitet

Klicke hier, für die ausführliche Checkliste.

Natürlich sind diese Gesetze zum Schutz von natürlichen Personen ins Leben gerufen worden - dennoch bringen sie auch jede Menge Arbeit und erhöhte Gefahren vor Klagen mit sich. Die neue Datenschutzgrundverordnung sieht im schlimmsten Fall enorme Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro vor.

Wie könnt ihr von SportMember profitieren?

SportMember übernimmt in eurem Verein die Rolle des Auftragsdatenverarbeiters. Somit erspart ihr euch einen großen Teil der Arbeit und könnt euch recht entspannt zurücklehnen. Wir haben mit Anwälten daran gearbeitet, SportMember DSGVO-konform zu gestalten. Das Einzige was ihr noch machen müsst, ist die Vereinbarung auf SportMember zu akzeptieren. Damit willigt ihr ein, dass wir eure Daten verarbeiten dürfen. SportMember schickt an alle eure Mitglieder Einwilligungserklärungen, sodass ihr als Verein weiterhin die Daten verarbeiten dürft! Ihr erspart euch also nicht nur jede Menge Arbeit und Ärger, sondern auch die Gefahr vor Bußgeldern wegen fehlender Einverständniserklärungen eurer Mitglieder! Ebenfalls sehr problematisch sind WhatsApp und Facebook. Auch hier müssten sich Vereinsadministratoren ausführliche Überprüfungen durchführen um die Sicherheit von Facebook und WhatsApp im Bezug auf die Daten der Mitglieder zu gewährleisten. Das ist nur schwer umsetzbar. Somit können gerade im Bezug auf den Austausch sensibler Daten auf Plattformen wie Facebook und WhatsApp große Probleme auf Vereine zukommen.

Worauf wartet ihr noch?

Mit der kostenlosen Vereinssoftware SportMember braucht ihr euch um all das keine Gedanken machen und könnt euch weiterhin auf die schönen Seiten des Vereinsleben konzentrieren. Neben der einfachen Verwaltung eurer Daten, bietet unsere Vereinssoftware alle Funktionen, die euer Verein oder eure Mannschaft braucht. Ihr könnt Aktivitäten planen, Ressourcen verwalten, Mitgliedsbeiträge einrichten, eine Homepage für euren Verein einrichten und vieles mehr!


Quellen: 

https://www.flvw.de/service/rechtliches/datenschutz-im-sportverein/

http://www.vibss.de/vereinsmanagement/recht/datenschutz/

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