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Dein übersichtlicher und kostenloser Belegungsplan

Wer - Wann - Wo?

Wer nutzt wann welche Halle, welchen Platz oder den Mannschaftsbus? Wann ist der Platz frei für eine extra Trainingseinheit? 

All diese Fragen kannst du schnell und einfach beantworten - mit dem Belegungsplan von SportMember.

Die Herausforderung für Vereine

Im Grunde sollte man meinen, dass einen Belegungsplan zu erstellen für Vereine kein Problem sein sollte, und viele Vereine schaffen dies auch relativ problemlos. Die Vereine, die nur in einer Halle oder auf einem Platz trainieren und nur 2-3 Mannschaften haben, können wer wann trainiert sogar im Kopf planen. Problematisch wird es mit dem Belegungsplan, wenn der Verein viele Mannschaften und Zeiten in verschiedenen Hallen und Plätzen hat. Oder wenn ein Trainer auch gerne spontan trainieren würde, wenn eine andere Mannschaft ihr Training absagt. Oder es nicht nur um Hallenzeiten, sondern auch um Ausrüstung oder Umkleidekabinen für Trainings und Spiele geht. Zusammengefasst: Wenn zu viele Variablen im Belegungsplan sind, muss ein System her um die Ressourcen und Mannschaften im Griff zu behalten und alle auf dem Laufenden zu halten.

Die aktuelle Lösung: Excel

Viele Vereine greifen hier auf eine klassische Lösung zurück: Der Belegungsplan wird in einer Excel-Tabelle erstellt. Dieser wird dann oft per Mail an Trainer und Vereinsverantwortliche verschickt und manchmal gedruckt und an die Pinnwand im Vereinshaus oder in der Halle gehängt. Hierbei können verschiedene Probleme entstehen. Die Kommunikation bei Änderungen im Belegungsplan ist umständlich, da man alle wieder per Mail oder Telefon über die Änderung benachrichtigen muss. Außerdem weiß man im Grunde nicht ob die Ressourcen die man zugewiesen hat auch effektiv genutzt werden. Bei zu vielen Variablen wird die Tabelle darüber hinaus unübersichtlich und der Zettel der ausgehängt wird ist oft nicht mehr aktuell, weil jemand sich die Mühe machen muss, mit einem Zettel in die Halle zu fahren und ihn auszuwechseln. Dabei gibt es mit den heutigen technischen Lösungen mehrere Weg die übersichtlicher, schneller und genau so kostenlos sind, wie das erstellen einer Excel Tabelle!

Der Fluch des Ehrenamts

Natürlich wissen wir, dass gerade in Sportvereinen die meisten Verantwortlichen viel zu wenig Zeit für ihre Aufgaben haben und ihnen dafür, dass sie sie trotzdem meistern sehr wenig Anerkennung zukommt - dabei machen sie es ehrenamtlich weil sie ihren Sport und ihren Verein lieben. Deswegen bleiben sie oft bei dem was sie schon kennen, da das Risiko für Mehraufwand hier geringer ist. Da man sich zuerst auch in ein neues Programm einarbeiten muss, bedeutet dies manchmal tatsächlich auch einen Mehraufwand, aber als Vereinsverantwortlicher sollte man trotzdem berücksichtigen, dass eine andere Option einem auf lange Sicht viel Arbeit abnehmen könnte.

Neue Technik - neue Lösungen?

Durch WhatsApp Gruppen, Facebook Seiten etc. haben sich unsere Optionen Informationen zu teilen vervielfacht - und trotzdem haben diese Lösungen so ihre Tücken. Gerade von WhatsApp Gruppen oder anderen Chat-Basierten Apps kennt man es, dass hier eine Form von Informationsüberflutung stattfindet. Oft werden hier Informationen geteilt, die nicht alle betreffen. Dementsprechend lesen die Mitglieder die Nachrichten nicht mehr gründlich durch oder sind frustriert weil sie sich so viele unnütze Informationen durchlesen müssen. Außerdem ist Planung hier nur sehr schwerlich möglich, gerade wenn so viele Variablen zusammenkommen wie beim Belegungsplan.

Cloudbasierte Lösungen mit Rechtemanagement

Eine der besten Optionen für Vereine damit der Belegungsplan möglichst einfach geteilt werden kann, ist eine Online-Lösung wo der Verein entscheiden kann, wer den Plan sehen darf und wer ihn darüber hinaus bearbeiten darf. Das kann beispielsweise über einen Google-Kalender abgewickelt werden, oder über Software-Lösungen, die speziell für Vereine designt sind, wie z. B. das Ressourcenmodul im Trainingskalender von SportMember. Hier kann der Verein genau eintragen, wer wann welche Ressource nutzen darf, woraufhin der Trainer Aktivitäten in diesen Zeiträumen erstellen kann, die sich dann mit der Ressource verknüpfen. Außerdem können Plätze oder Hallenzeiten in den Zeiträumen, in denen sie keiner nutzt, freigegeben werden, so dass Trainer sie buchen können falls sie sie brauchen. Wenn ein Trainer sein Training oder Spiel absagt, kann seine Ressource freigegeben werden, so dass ein andere Trainer sie buchen kann - und das alles ganz automatisch, ohne dass ein Vereinsverantwortlicher sich darum kümmern muss.

Mehr Zeit für das Wichtige

Wenn euch also kurz die Zeit nimmt, euch mit neuen Optionen auseinander zu setzen, könnt ihr auch viel Arbeit, Zeit und Kopfschmerzen ersparen und es läuft trotzdem alles rund! Natürlich muss man solche Systeme erstmal kennen lernen So bleibt eurem Verein mehr Zeit um euch auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren - euren Sport und eure Mitglieder!

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