Digitalisierung im Verein - 6 gute Gründe für den Wechsel

“Digitalisierung” - ein Begriff, den wir Deutsche nur allzu gerne in den Mund nehmen! Und doch klafft zwischen unserem Vorhaben und unserem Handeln eine riesengroße Lücke. Wir Deutsche sind im Vergleich zu anderen europäischen Ländern meilenweit hinterher, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse, Dateien und Informationsflüsse zu digitalisieren. Dabei hat die Digitalisierung unglaublich viele Vorteile!

In diesem Artikel gucken wir uns einige der Vorteile an, die es mit sich bringt, als Verein auf digitale Lösungen zu setzen. Natürlich wissen wir, dass nicht jeder Verein die gleichen Herausforderungen hat. Wenn uns unsere langjährige Erfahrung mit Vereinen eins gezeigt hat, dann dass jeder Verein einzigartig ist. Und doch zieht sich gerade im Bereich der Digitalisierung ein roter Faden durch die Probleme der Vereine. Im Grunde wollen alle Vereine dasselbe, wenn es um digitale Verwaltung und Kommunikation geht: Dass alles schnell, einfach und sicher abgewickelt wird und man mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Verein hat: Den Sport!

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1: Weniger Papierkram - mehr Freude am Sport

Weit die meisten Vereine haben inzwischen ein recht ausgeklügeltes Ablagesystem für ihre diversen Dokumente. Beitrittserklärungen, Einverständniserklärungen aller Art und Mitgliederlisten sind nur einige der Dokumente, die in den meisten Vereinen in großen Ordnern ordentlich weg sortiert werden müssen. Doch auch das beste Dateiablage System muss gepflegt werden. Neue Dokumente kommen dazu, alte müssen raus und der Datenschutz macht das ganze nicht gerade einfacher. Auch wer überhaupt Zugriff auf diese Ordner hat, muss kontrolliert werden, was in der Regel über Schlösser geregelt wird, was auch wiederum kontrolliert und protokolliert werden muss.

Die richtige digitale Lösung ermöglicht Vereinen einen dezentralen Zugriff auf Dokumente und Dateien mit entsprechendem Rechtemanagement. Das bedeutet, dass ein Verein digital steuern kann, wer Zugriff auf welche Dokumente hat und in der Regel auch, wer diese bearbeiten darf. Außerdem wird auch die Dokumentenpflege einfacher, denn jeder im Verein kann potentiell mithelfen. Mitglieder können ihre eigenen Daten pflegen, Trainer die ihres Teams und Abteilungsleiter die der gesamten Abteilung.

2: Aufgaben noch einfacher delegieren

Ein dezentraler Zugriff auf die gleiche digitale Lösung hat nicht nur den Vorteil, dass unterschiedliche Personen Zugriff auf unterschiedliche Datensätze haben können. Auch das Aufgabenmanagement wird wesentlich einfacher. Auch wenn viele Aufgaben im Verein dauerhaft der gleichen Person zugewiesen sind, wie z. B. der Schatzmeister die Finanzen übernimmt, gibt es auch viele Aufgaben, die nur vorübergehend relevant sind. Wenn z. B. ein größeres Event im Verein ansteht, übernimmt in der Regel jeder eine kleine Aufgabe. Diese Art von Aufgaben zu delegieren kann eine Herausforderung sein. Besonders wenn die es sich hier um ein größeres Event handelt, kann es gut sein, dass Aufgaben getauscht oder neu zugewiesen werden müssen. Hier den Überblick zu behalten kann schon mal eine kleine Herausforderung sein. Die richtige digitale Plattform ermöglicht es Vereinen, Aufgaben einfach und übersichtlich darzustellen, sodass jeder Bescheid weiß, wer was zu tun hat. Einige Systeme ermöglichen es den Vereinen sogar Push-Nachrichten via App oder E-Mails zu genau an die richtigen Personen zu verschicken, falls sich etwas ändert, wozu sich die verantwortliche Person verhalten muss, z. B. wenn jemand von einer Aufgabe abspringt, die schnellstmöglich neu zugewiesen werden muss.

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3: Sicherheit

Viele Vereine sind sich der Vorteile der Digitalisierung bewusst und wären auch bereit, den Schnitt in die digitale Welt zu wagen, werden dann aber doch verunsichert, wenn es um die Thematik der Datensicherheit geht. Das eine ist, wie man mit seinen eigenen Daten im Internet umgeht, etwas ganz anderes aber, wenn es um sensible Daten anderer geht. Absolut verständlich, denn in der digitalen Welt kann es schon mal schwierig werden, den Überblick zu behalten. Und doch sind die meisten Vereine bereits in der digitalen Welt unterwegs, auch ohne dass sie sich komplett darüber bewusst sind. E-Mails, Cloud-Speicher und WhatsApp sind nur einige der Beispiele, die viele Vereine bereits nutzen. Sich der digitalen Welt komplett zu entziehen ist inzwischen so gut wie unmöglich und wenn man schon mal eingetaucht ist, wieso dann nicht gleich alle Vorteile nutzen? Auch analoge Systeme haben ihre Sicherheitslücken. Datenträger veralten, gehen verloren oder werden beschädigt. Nur ein Computer der abbrennt, eine ausgekippte Kaffeetasse über dem Dokument oder ein Wasserschaden kann das Ende für analoge Daten bedeuten. Eine gute digitale Plattform ermöglicht es Vereinen, ihre Daten sicher in einer geschützten Cloud zu speichern, wo sie genau wissen, wer alles Zugriff auf die Daten hat. Optimalerweise werden die Daten dann noch verschlüsselt, sodass der Verein sogar abgesichert wäre, wenn der Verein einem Hackerangriff zum Opfer fallen sollte. Die meisten Anbieter digitaler Lösungen sind sich ihrer Verantwortung bewusst und ergreifen verschiedenen Maßnahmen, um die Datensicherheit ihrer Kunden zu gewährleisten.

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4: Alle Informationen immer zur Hand

Auch wenn man sich die größte Mühe gibt, seine Ordner, Listen und Dokumente immer sofort und korrekt weg zu sortieren, so kann es doch immer mal passieren, dass etwas nicht genau da landet, wo es hingehört. Gerade bei analogen Daten, auf die mehrere Personen Zugriff haben, kann es sein, dass man unterschiedliche Auffassungen davon hat, wo etwas hingehört. Da kann es schon mal schwierig werden, ein ganz bestimmten Dokument ausfindig zu machen. Digitale Daten sind um ein vielfaches einfacher zu durchsuchen. Ein gutes digitales System ermöglicht es euch, ein Ablagesystem zu erschaffen, welches eine Struktur abbildet, die für euch Sinn ergibt und ermöglicht es euch gleichzeitig die Dateien auf eine neue Art zu durchsuchen, z. B. nach Datum, Art der Datei oder wer diese hochgeladen hat. Außerdem haben digitale Daten den Vorteil, dass sie nicht nur an einem Ort auffindbar sind. Eine gute digitale Lösung ermöglicht es euch, über jedes internetfähige Gerät auf eure Dateien zuzugreifen, egal wo ihr gerade seid.

5: Neue Kommunikationsmöglichkeiten

Etwas, was bei der Digitalisierung oft vergessen wird, ist, dass es nicht nur darum geht, bestehende Systeme zu optimieren, sondern dass es einem auch die Tür in eine komplett neue Welt öffnet. Besonders jüngere Generationen sind über die klassischen Kommunikationswege wie E-Mail und Post kaum noch zu erreichen. Aktuell setzen viele Vereine deswegen aktuell auf eines der beliebtesten Kommunikationswege des 21. Jahrhunderts: Apps! Apps sind kleine Programme, die auf Smartphones und Tablets laufen. Besonders im Bereich der Kommunikation sind Apps nicht mehr wegzudenken: Facebook Messenger, WhatsApp, Threema, Signal, Telegram, Skype, Teams - sie alle haben ihren Weg auf in unsere Smartphones gefunden und sind aus dem heutigen Medienbild nicht mehr wegzudenken. Deswegen setzen auch viele Vereine auf Apps, um mit ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten und zu bleiben. Eine gute digitale App ermöglicht es eurem Verein über die notwendige Kommunikation hinaus ein Band zwischen allen im Verein zu knüpfen, ohne dass ihr die Kontrolle verliert. Das macht euren Verein nicht nur für neue Mitglieder interessant, sondern kann auch dabei helfen, bestehende Mitglieder noch fester an euren Verein zu binden.

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6: Weniger Aufwand als man denkt

Was viele Vereine davon abschreckt, in die digitale Welt abzutauchen, ist der Aufwand, sich mit etwas Neuem auseinanderzusetzen und das ist nur allzu verständlich. Neues einzuführen bedarf immer einen gewissen Einsatz und das nicht nur von einem selbst, sondern auch von allen anderen, die involviert sind. Hier gibt es allerdings zwei gute Argumente, die einem dabei helfen können, diesen Schritt trotzdem zu wagen. Das erste ist, dass ein neues System zwar kurzfristig mehr Zeit in Anspruch nimmt, einem aber langfristig Zeit einspart. Das zweite ist, dass die meisten Anbieter digitaler Lösungen einem bei den ersten Schritten ins neue System unterstützen.

SportMember ist eine von vielen digitalen Lösungen für Vereine, die alle oben genannten Vorteile mit sich bringt - schreibt uns einfach eine Nachricht oder ruft uns an, dann finden wir heraus, ob SportMember die richtige Lösung für euren Verein ist. Und falls dies der Fall sein sollte, helfen wir euch auch gerne bei den ersten Schritten in unserem System!

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